阿尔弗雷科能否作为一个档案管理系统发挥作用？

Question

我想弄清楚文件管理系统和档案管理系统的确切区别是什么？例如，Alfresco和Archivesspace (http://www.archivesspace.org/)之间有什么区别？

阿尔弗雷科能否作为档案管理工具发挥作用？这两者有什么区别呢？我读到在阿尔弗雷科有一个记录管理模块，这是什么意思档案管理？

Answer 1

Alfresco可以用作档案管理系统吗？是的，当然。这方面的一个真实的例子是纽约爱乐乐团。他们将他们的音乐分数和相关的文物数字化，可以追溯到1842年，然后将它们提供给研究人员使用在线。这里是一个关于它的视频。

它的核心是一个存储库，允许您捕获任何类型的文件，保护这些文件，通过工作流路由这些文件，跨文件进行搜索，并将元数据与每个文件相关联。我刚才描述的是大多数人认为在任何有价值的文档管理系统中存在的基本功能集。

现在，是什么使它特定于档案目的呢？我不是档案管理员。这是一个高度专业化的领域。我上面列出的功能列表中缺少的一件事是“捕获”，或者您正在归档的工件将如何进入系统。这完全取决于你要归档的是什么。例如，人们可以使用文档扫描器或高端摄影设备。阿尔弗雷科没有提到这些问题。您将不得不使用第三方的硬件和软件，然后集成它，尽管阿尔弗雷科和第三方捕获供应商之间存在许多集成。

所以我会说，是的，阿尔弗雷科可以用于档案管理。但也许更重要的是考虑是否可以给一款软件贴上标签，你应该考虑你的用户将如何使用该软件，以及他们需要做些什么。然后关注如何使用您正在评估的每个包来实现这些目标，试图找出每个包是否适合。

Answer 2

不同的是，ArchivesSpace是一个“档案信息管理系统”，而Alfresco是一个完整的“内容管理系统”，这意味着它可以管理任何类型的内容。

什么是ArchivesSpace：

ArchivesSpace 1.0版于2013年8月完成。它包括访问、处理、描述、数字对象描述和对档案材料的权限控制工作流的基本功能，以及搜索描述和导出元数据对象(如EAD、MARCXML、MODS、都柏林核心、METS和CSV )的基本功能。

http://www.archivesspace.org/developmentplan

至于阿弗雷科：

Alfresco平台允许组织全面管理任何类型的内容，从简单的办公室文档到扫描图像、照片、工程图纸甚至是大型视频文件。

referrer=http%3A%2F%2Fwww.alfresco.com%2F

最终的区别不在于它能存储什么，而在于你还能得到什么功能。ArchivesSpace似乎是文档存储系统的一个简单实现，它用关联的元数据将文档存储在集合中。Alfresco还提供工作流、自定义操作、预览、站点、wiki等。

如果您的特定用例与文档归档具体相关，并且您需要一些已经擅长的东西，那么就继续使用ArchivesSpace吧，如果没有，或者如果您想在将来扩展系统，那么Al新鲜to可能会做更多的事情，但是可能会花费更多的精力来配置到您的特定用例，因为您必须创建一个自定义的内容模型等等。

“壁画档案管理”是用来管理可能具有一定法律意义的文件，如法庭文件、政府部门的正式答复等，因此，文件的创建和销毁需要密切管理。据我所见，这不是ArchivesSpace能做的事情。

(完全披露:我为阿弗雷科合伙人工作)