SQL (Access) -只显示包含更多信息的行

Question

早上好。

我目前正在构建一个以名称、文档类型和过期日期为特征的报告。查询基于文档是否被请求(=是)和个人的角色/位置。遗憾的是，由于数据库是如何设计的以及用户如何使用数据库，一个人可能有两个角色(牵头协调员/协调员)，因此在数据库中有两个单独的条目(ID)。然而，用户通常只输入其中一个条目的“截止日期”。

因此，现在当我有查询收集每个角色的名称、文档和终止日期，然后通过Union组合它们时，每个人可能会有多个条目，例如：

Smith, John AAA 11-5-2012
Smith, John AAA
Doe, Jane AAA 
Doe, Jane AAA 11-11-2011

是否有一种方法可以保留有更多信息的行？

注意，我不想基于"Date <> Null“来提交它，因为有时我们可能已经请求了文档，但是我们还没有收到它，所以我们还没有收到它，并且我们需要能够看到这些数据，以防我们需要再次请求它。

提前谢谢你！

Answer 1

Max和Group可能适合：

SELECT Docs.Person, Docs.Doc, Max(Docs.DateEntered) AS MaxOfDateEntered
FROM Docs
GROUP BY Docs.Person, Docs.Doc;

其中Docs是表或查询的名称。

输入：

Person      Doc DateEntered
Smith,John  AAA 11-5-2012
Smith,John  AAA 
Doe,Jane    AAA 
Doe,Jane    AAA 

结果：

Person      Doc MaxOfDateEntered
Doe,Jane    AAA 
Smith,John  AAA 11-5-2012

编辑评论

SELECT doc.Name, doc.Site, doc.Document, Max(doc.Expr1003) AS MaxOfExpr1003
FROM doc
GROUP BY doc.Name, doc.Site, doc.Document;

编辑评论#2

SELECT 
    ResultsTbl.Name, 
    ResultsTbl.Site, 
    ResultsTbl.Document, 
    Max(ResultsTbl.Expiration_Date) AS Expiration_Date 
FROM (
    SELECT 
        lname & ', ' & fname AS Name, 
        site_name AS Site, 
        Document, cv_request_expires_on AS Expiration_Date 
    FROM Coord_CV_Expiration 
    UNION SELECT 
        lname & ', ' & fname AS Name, 
        site_name AS Site, 
        Document, 
        cv_request_expires_on AS Expiration_Date 
    FROM LeadCoord_CV_Expiration ...) AS ResultsTbl 
GROUP BY ResultsTbl.Site, ResultsTbl.Document, ResultsTbl.Name
ORDER BY ResultsTbl.Expiration_Date;

请注意，不应按终止日期分组。