采购系统/工作流的MS /Access体系结构建议

Question

本组织目前手工采购流程(即用户在excel中输入数据，打印硬拷贝表格，根据审批金额将请求路由到下一级，然后发送到团队，在发送到定单组进行最终处理之前验证请求的详细信息)

我们希望使这一过程自动化。不过，由于预算和其他限制，我们只能在服务器上使用100 GB的共享文件夹空间，并且只使用MS Office 2003应用程序，即excel、access、outlook、word、infopath (没有sharepoint、biztalk等)。我们没有专门的服务器来运行任何IIS，也没有开发基于web的解决方案(如Visual )的高级IDE。在阅读了网上的一些文章后，我希望实现以下的“系统”。

• 为用户创建Excel 2003外接程序，它将具有菜单/工具栏选项，使用共享文件夹中的xlt模板生成请求表单。
• 从xlt模板生成的工作簿将具有触发外接程序中定义的宏(用户表单)的按钮(即模板本身没有VBA代码，这将将“数据”与“业务逻辑”分开)。
• 当启动excel时，外接程序将能够自动检查“版本”，以便从共享文件夹复制和加载最新的外接程序。
• 客户端计算机中的MS Access 2003 db，用于存储excel用户表单中使用的查找列表(而不是共享文件夹以提高性能)
• 共享文件夹中的MS Access 2003 db，以保存提交的数据。
• 完成excel文档后，用户单击按钮提交/路由将启动outlook的文档，用户单击“发送”(文档的副本是否也保存到共享文件夹中？)

一个问题：

• 是否有好的方法来保持excel文档的完整性？也就是说，哪一份是最新的/corrrect文件，谁有？

任何关于改进的可行性或指导性的想法(在上述限制条件下)

Answer 1

您可以使用像Subversion这样的开源版本控制系统来控制excel文档。有一个名为TortoiseSVN的SVN客户端，它将SVN与Windows集成在一起。

我想这个解决方案是可行的，尽管我自己并不经常使用这个特定的工具集:)

保持各种数据库的同步将是一个持续存在的问题:无论是模式还是数据。进行更新也可能是很棘手的。

这个要用多少钱？我的意思是:有多少用户，有多少并发用户？如果有几个人同时尝试做类似的事情的话，我只想一想这个系统会如何运行。